Comienza a ser casi impensable encontrar una startup, agencia de publicidad o empresa digital que no utilice una herramienta de gestión de proyectos para organizar todas las tareas y la cronología de las mismas para tener un control exhaustivo del progreso del proyecto.
Si se han vuelto tan indispensables estas herramientas es porque ayudan a mejorar muchísimo la eficiencia y la productividad en toda organización con varios empleados, ya sea una startup o una empresa grande. La gestión de proyectos o tareas en un equipo de trabajo es tremendamente importante para el buen funcionamiento del proyecto, mejoran la productividad y fomentan el trabajo en equipo. No debemos tomarlas como herramientas de control, sino como espacios de trabajo que nos permiten trabajar de manera ordenada y lineal, sabiendo en todo momento en qué estado del proyecto nos encontramos, desde el punto de vista individual y global. De esta manera, tenemos mejor capacidad de organización y, sobre todo, de reacción ante los imprevistos que van apareciendo.
En Marketing Gabinet recomendamos estas herramientas para gestionar de una manera más eficiente la organización de los proyectos. Es verdad que, dependiendo de nuestras necesidades, se adecuará mejor una u otra. Para que puedas elegir la que más te conviene, hemos querido recopilar las que consideramos mejores y explicar sus características y diferencias. Lo primero que debes saber es que las herramientas que aquí te vamos a presentar son gratuitas (o tienen un plan gratuito), aunque alguna de ellas cuente con planes premium (de pago).
Desde Marketing Gabinet hemos probado algunas de las herramientas que recomendamos a continuación. Como te podrás imaginar, todas tienen pros y contras. Aunque haya alguna más completa que otra, te aconsejamos que las pruebes, que las investigues bien y que te quedes con la que consideres que mejor te va a venir para tu empresa o proyecto:
Trello
Trello es probablemente una de las herramientas más conocidas en este campo. Si bien es más limitada que otras como Asana en cuanto a funcionalidades, su punto fuerte es su aspecto colaborativo.
Podemos darle usos diferentes:
- Marcar los procesos o tareas terminadas para un miembro del equipo.
- Hacer un seguimiento de la evolución del proyecto.
- Realizar un planificación editorial.
Es una herramienta muy sencilla e intuitiva, con un diseño muy visual que ayuda a organizar y controlar el proyecto en tiempo real y de un solo vistazo.
Se organiza en forma de tableros que todos los usuarios ven de la misma forma. En ellos puedes añadir tareas, asignarla a uno o varios usuarios y marcar una vez se han completado. Todos pueden comentar el progreso y poner anotaciones a cualquiera de las tareas. Si lo deseamos, por cada tarea añadida, completada o modificada nos llegará un correo electrónico anunciándonos los cambios. Otra de las funcionalidades más destacadas de Trello y que más nos gustan en Marketing Gabinet es que puedes arrastrar cualquier tipo de archivo para adjuntarlo al tablero, fotos, texto, elementos de Slack y Google Drive, etc.
Sin duda, es una de las herramientas más sencillas pero también una de las más utilizadas. Así que por algo será: su aspecto limpio e intuitivo predomina sobre sus funcionalidades.
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Slack
Slack es una de las mejores herramientas de comunicación que hemos encontrado, ya que está centrada en colaborar y compartir información con el equipo.
Esta herramienta puede evitarnos largas cadenas de emails, ya que incorpora un chat interno que, además, permite adjuntar todo tipo de archivos. También se pueden crear grupos de chat, por ejemplo para un proyecto o un departamento. De esta forma mejoramos la gestión de nuestros equipos y proyectos y aumentamos la productividad.
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Asana
Asana es una de las herramientas más completas y utilizadas. Puedes utilizarla de forma complementaria a otras herramientas de gestión de proyectos.
Uno de los elementos que más nos gusta de esta plataforma es la gestión de una lista común de tareas mediante una barra de progreso. Se trata del método Get things done, que consiste en organizar y realizar las tareas en el orden establecido. De esta forma, minimizamos los imprevistos y los errores de comunicación.
Aquí llegamos a otro de los puntos fuertes de Asana: la comunicación interna. El apartado Team conversations ofrece un chat interno, en el que podrás conversar con tus compañeros de proyecto aunque no tengáis asignadas tareas del mismo proyecto. Otra cosa que nos gusta mucho de Asana es la posibilidad de cambiar, en un solo click, de una visión en forma de lista a forma de calendario. De este modo, podemos ver la lista de tareas realizadas y pendientes y situarlas cronológicamente. Asana también permite dividir el trabajo por proyectos, de manera ordenada, e integrar herramientas externas, como Harvest, para comprobar el tiempo dedicado a cada tarea.
Si en tu equipo sois 15 personas o menos, puedes emplear la versión gratuita, que incluye este número de usuarios. Si sois más, tendrás que recurrir a la versión de pago.
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Facebook Workplace
Esta herramienta desarrollada por Facebook cuenta con una interfaz muy similar a la de la red social. Si eres usuario de Facebook, esto puede facilitarte el trabajo. Aquí encontrarás elementos y funcionalidades que te serán familiares: perfil de usuario, muro, grupos, chat interno… También se pueden crear grupos públicos o privados, crear y gestionar reuniones, compartir documentos o realizar llamadas de voz y videollamdas.
Algo a destacar es que Facebook Workplace, como herramienta profesional, está totalmente desvinculado de la red social. Esto significa que tu perfil personal nunca aparecerá relacionado con tu perfil profesional de Workplace. Desde el lanzamiento de esta herramienta hace un año, más de 30.000 empresas (según Facebook) ya la están utilizando. Además, hace poco han renovado su diseño, haciéndolo más limpio e intuitivo.
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Desde Marketing Gabinet esperamos que nuestro post te haya sido de ayuda para escoger tu herramienta colaborativa de gestión de proyectos.